Um Guia Básico de Produtividade

Na CAPRE buscamos otimizar ao máximo nosso tempo e para isso construímos rotinas e processos que facilitem a produtividade do nosso time, ou seja, fazer mais em menos tempo, essa é a essência da produtividade.
Paulo Jalowyj

Paulo Jalowyj

Criativo Digital
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São tantas as dicas e definições atribuídas ao termo, que podemos até nos confundir. Afinal, o que é produtividade?

“Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado.”

Paul J. Meyer

Muitas vezes, a produtividade é confundida com estar ocupado. Provavelmente você conhece alguém que se orgulha por estar sempre “ocupado” e acredito que essa pessoa sempre reclame por não ter tempo para mais nada, afinal, não consegue finalizar sua lista interminável de tarefas.

Mas o fato é que ter uma lista de atividades para fazer, está longe de ser produtividade. Trabalhar mais de 14 horas por dia, sacrificando relacionamentos, saúde, descanso, não faz bem. É claro, existem casos e casos, talvez você esteja em uma fase da sua vida que precise fazer um esforço maior do que o normal, o clássico exemplo de trabalhar e estudar, nós entendemos.

Uma coisa é certa: todos nós temos as mesmas 24 horas diárias, para alcançar nossos objetivos, porém, aqueles que gerenciam melhor seu tempo terão mais chances atingir suas metas e consequentemente ter resultados acima da média.

Produtividade está diretamente ligada à capacidade de gerenciamento de tempo e priorização de tarefas, saber o que fazer e quando fazer trará resultados incríveis a médio e longo prazo. Portanto, o desafio da produtividade é: entregar mais quantidade de algo, usando a menor quantidade de recursos possível, mas atento ao nível de qualidade da entrega.

Atingir estes três requisitos não é uma tarefa fácil, mas vamos te ajudar. Existem técnicas e ferramentas que podem facilitar, e muito, cumprir os 3 requisitos da produtividade.

Foco! Conhecendo o Workflow

Nosso cérebro não foi feito para armazenar informações, para isso existe o papel ou aplicativos de organização. Nossa mente é uma ferramenta de criatividade, seu objetivo é criar soluções para determinadas demandas.

O foco é o principal fator de qualquer técnica de produtividade. As ferramentas irão te auxiliar, mas não farão o trabalho pesado por você. Entrar no Flow, é alcançar o nível máximo de concentração é quando nada distrai você de seu objetivo, sejam distrações externas (barulho, cheiro, conversa…) ou internas (fome, sono, vontade de ir ao banheiro…) enfim, nesse estado você está concentrado em realizar sua tarefa.

Para auxiliar nesse processo, utilizamos a combinação de três técnicas. A organização de objetivos em Metas S.M.A.R.T. o gerenciamento de prioridades com o Método GTD e a produção da tarefa com a Técnica Pomodoro.

Pronto para conhecer nosso Workflow? Então, vamos lá!

Metas S.M.A.R.T.

É uma ferramenta que tem o objetivo de definir metas construídas de forma a se considerar 5 atributos: S (Específico), M (Mensurável), A (Atingível), R (Relevante) e T (Temporal).

Objetivo: O que quero alcançar
Metas: Ações que pretendo fazer para alcançar o meu objetivo

Vamos ao exemplo:
Objetivo: Aprender uma nova linguagem de programação
Metas: Fazer cursos para aprender uma linguagem.

  1. Específico: o objetivo que deseja alcançar: aprender a linguagem de programação PHP
  2. Mensurável: como você pretende mensurar suas metas? Vou realizar 30 cursos para aprender PHP
  3. Atingível: Nem tão fácil, mas não impossível. Alcance pelo menos 70% da sua meta.
  4. Relevante: Faz sentido? Vai agregar algo?
  5. Temporal/Prazo: Em quanto tempo você quer alcançar sua meta?

Tendo em mente nosso objetivo estabelecido podemos partir para a sua execução.

Metodologia GTD (Getting Things Done)

“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deve ser feito.”

Peter Drucker

A sigla GTD – do inglês “Getting Things Done” é uma metodologia criada por David Allen e apresentada em seu livro “A arte de fazer acontecer” consiste em um método simples e efetivo de 5 passos para gerenciar e priorizar todas as suas tarefas.

1. Capture tudo o que lhe chama a atenção:

Este é o momento de tirar da cabeça todas as ideias e lembranças de coisas a fazer e passar para algum lugar mais confiável.

Então pega a caneta, o computador ou o celular e já anota o que estiver na sua cabeça.

Essa primeira lista é chamada de “Caixa de Entrada”. O que vai na lista Caixa de Entrada? TUDO.

2. Decida exatamente o que aquilo significa:

Nesse passo você precisa processar cada tarefa coletada, ou seja, decidir exatamente o que quer fazer com aquela tarefa. Você poderá “tomar uma ação” ou “não fazer nada”

Os itens sem importância ou que não demandam ação, você deverá:

    • Descartar: “essa tarefa não faz sentido”
    • Arquivar: “talvez eu resolva isso algum dia”

Os itens que precisam de uma ação você deverá:

    • Faça: se existe uma tarefa que pode ser feita agora, faça! Just do it!
    • Delegue: encaminhe a tarefa para a pessoa responsável
    • Agende: marque o dia e horário específico para realizar aquela tarefa.
    • Crie um Projeto: a tarefa é muito grande e depende de outros setores, defina seu objetivo e meta de acordo com as Metas S.M.A.R.T.

3. Organize os resultados no lugar certo

Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas. Aqui na Agência, utilizamos a ferramenta Trello para organizar nossas demandas. Isso vai deixar as coisas mais fáceis de serem encontradas e facilitará que você verifique o que precisa ser feito em cada um dos contextos.

4. Revise sempre para dar conta de tudo

Faça uma revisão periódica — de preferência diária ou 1x por semana — de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados. Reavalie as prioridades, acrescente as novas obrigações e confira os itens delegados.

5. Faça! Depende apenas de você

Just do it! Essa etapa não tem segredo, você já definiu como, quando e onde, falta apenas fazer!

Não vai adiantar nada se você não fizer as tarefas. Por isso, faça as tarefas, conforme o que está na agenda e na categoria de próximas ações.

Com isso, você vai se tornar uma máquina de produtividade e terá mais clareza sobre onde seu tempo está sendo investido.

Técnica Pomodoro

Desenvolvida no final dos anos 80 por um universitário italiano chamado Francesco Cirillo, a técnica promete de maneira simples e até rudimentar, aumentar sua produtividade e habilidade de gerenciar o tempo.

Recebeu esse nome por causa do cronômetro de cozinha em formato de tomate que ele usou para desenvolvê-la. O método é relativamente simples, porém possui algumas peculiaridades.

1º passo: faça uma lista com os afazeres planejados para o dia (ou utilize as Metas SMART). Crie também um tópico para os afazeres não planejados e escolha uma tarefa para começar.

2º passo: cada pomodoro possui 25 minutos. Você deverá executar as tarefas em blocos de pomodori (plural de pomodoro).

3º passo: ao fim de cada pomodoro, você deverá fazer uma pausa de 5 minutos. Ao passar de quatro pomodori, a pausa deverá ser de 30 minutos.

Não pode haver interrupção durante um pomodoro. Caso isso ocorra, o bloco deverá ser cancelado e retomado do início. Essa técnica poderá aumentar sua concentração e produtividade, diminuindo as distrações e a procrastinação. Ela também o ajudará a saber quanto tempo gasta em cada tarefa.

Aconselhamos o uso do aplicativo Focus To-Do para auxiliar na contagem do pomodoro.

Respeite suas características e personalidade

Uma questão a ser levada em conta é que cada pessoa é diferente da outra. Portanto, um método que atende muito bem a um indivíduo, pode não servir para o outro. Assim, cada um deve utilizar o artifício que melhor lhe convier para atingir maiores níveis de produtividade.

Apresentamos aqui, a nossa maneira de trabalhar, fique à vontade para comentar o que achou do conteúdo. Compartilhe com seus amigos e faça parte de nossa comunidade.

Referências

5 passos para ser mais produtivo hoje

O que significa produtividade

Método GTD: o que é e como utilizar em sua organização pessoal.

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